数据的管理与分析

在数据清单下，可以执行排序、筛选、分类汇总、插入图标和数据透视表等是数据管理和分析功能。

(一)数据的排序、筛选和分类汇总

(二)数据透视表的插入

数据透视表是根据特定数据源生成的，可以动态改变其版面布局的交互式汇总表格。数据透视表不仅能够按照改变后的版面布局自动重新计算数据，而且能够根据更改后的原始数据或数据源来刷新计算结果。

【提示】应用数据透视表技术建立数据表应当满足以下条件：

(1)完整的表体结构：Excel表中的记录以流水方式记录，表头各字段内容应为文本型，而且不存在空白单元格。

(2)规范的列向数据：同一列中的数据应具有相同的格式，各列中不允许存在空白单元格。

1.数据透视表的创建

Excel 2007(Excel 2013)中，单击“插人”功能区中的“数据透视表”命令，(Excel 2003中，单击“数据”菜单中的“数据透视表和数据透视图…”命令项)，接着按“数据透视表和数据透视图向导”提示进行相关操作可创建数据透视表。

数据透视表的布局框架由页字段、行字段、列字段和数据项等要素构成，可以通过需要选择不同的页字段、行字段、列字段，设计出不同结构的数据透视表。

2.数据透视表的设置

(1)重新设计版面布局。在数据透视表布局框架中选定已拖人的字段、数据项，将其拖出.将“数据透视表字段列表”中的字段和数据项重新拖至数据透视表框架中的适当位置，报表的版面布局立即自动更新。

(2)设置值的汇总依据。值的汇总依据有求和、计数、平均值、最大值、最小值、乘积、数值汁数、标准偏差、总体偏差、方差和总体方差。

(3)设置值的显示方式。值的显示方式有无计算、百分比、升序排列、降序排列等。

(4)进行数据的筛选。分别对报表的行和列进行数据的筛选，系统会根据条件自行筛选出符合条件的数据列表。

(5)设定报表样式。数据透视表中，可通过单击“自动套用格式”(适用于Excel 2003，单击“格式”菜单后进人)或“套用报表格式”(适用于Excel 2007或Excel 201 3)按钮选用系统自带的各种报表样式，也可通过设置单元格格式的方法自定义报表样式。

(三)图表的插入

框选需要生成图表的数据清单、列表或者数据透视表，选择“插入”菜单中的“图表”菜单，按照相关步骤操作可完成图表的插人。

图表不仅可以根据需要分别输入标题和各轴所代表的数据含义，而且可以适当蒯整大小及其位置。

【例题24·单选题】数据分类汇总的前提是(　　)。

A.筛选

B.排序

C.记录单

D.以上全错误

【答案】B

【解析】分类汇总前必须先对数据清单按要分类的字段进行排序，以便将具有相同字段值的计量排列在一起。

【例题25·判断题】Excel中只能根据数据进行排序。(　　)

【答案】×

【解析】在Excel 中，不仅能按照数字顺序或字母顺序对数据清单进行排序，还可以按照自定义序列对数据清单进行排序。Excel内置的自定义序列有：缩写英文星期、英文星期、缩写英文月份、英文月份、中文星期、中文月份、季度、农历月份等。

【例题26·单选题】使用记录单不能实现的操作是(　　)。

A.查找记录

B.修改记录

C.添加记录

D.排序记录

【答案】D

【解析】利用记录单能够编辑任意指定的记录，修改记录中的某些内容，还可以增加或删除记录。

【例题27·单选题】退出自动筛选状态的方法是(　　)。

A.Excel 2003中，选取“数据”菜单中的“筛选”命令，再选取“全部显示”子命令

B.Excel 2003中，选取“数据”菜单中的“筛选”命令.再选取“撤销筛选”子命令

C.Excel 2003中，选取“数据”菜单中的“筛选”命令，再选取“自动筛选”子命令

D.Excel 2003中.单击字段名右下角的下拉箭头按钮.在下拉列表中选择“全部”选项

【答案】C

【解析】选项A，可以显示原来的全部记录，但不退出筛选状态，选项B，在“数据——一筛选”命令下，没有“撤销筛选”的子命令;选项D，取消的是对某一列进行的筛选。

【链接】注意Excel 2007(Excel 2013)中执行了筛选操作后，要恢复显示所有的记录，可用：

1.退出自动筛选：再次执行“数据——筛选”命令，可退出自动筛功能。

2.取消对所有列进行的筛选：执行“数据——清除”命令，可以显示原来的全部记录，但不退出筛选状态。

3.取消对某一列进行的筛选：单击该列字段名右下角的自动筛选箭头，选择“全选”选项。

【例题28·判断题】数据清单中的每一列为一个字段，每一行为一个记录。(　　)

【答案】√

【解析】数据清单中的每一列为一个字段，存放相同类型的数据。每一行为一个记录，存放相关的一组数据。